就職に有利！「伝わる」Word資料作成スキルを身につける方法【就労移行支援鹿児島】

「Wordって文字を打つだけでしょ？」

そう思っていませんか？実は、Wordをただの文字入力ツールとして使うだけではもったいないんです。

就職活動や、入社後の仕事で求められるのは、「誰が見ても分かりやすく、一目で内容が伝わる」資料を作成するスキル。このスキルを身につけることで、あなたの仕事の評価はぐっと高まります。

ここでは、今日から実践できるWordを使った資料作成のポイントをご紹介します。

なぜ「伝わる資料」を作ることが重要なのか？

職場で資料を作成する目的は、「情報を共有し、相手に正しく理解してもらうこと」です。

文字が羅列されただけの読みにくい資料は、相手にストレスを与え、内容を理解してもらえない可能性があります。反対に、きれいに整理された資料は、あなたの「伝える力」を補い、円滑なコミュニケーションを助けてくれます。

つまり、Wordで「伝わる資料」を作れることは、仕事ができる人材であることの証明にもなるのです。

では、具体的にどうすれば「伝わる資料」を作れるのでしょうか。明日から使える3つのコツをご紹介します。

読みやすい資料は、情報が適切な「塊」に分かれています。

ヘッダー（見出し）を活用する
文書全体を「大見出し」「中見出し」「小見出し」で整理しましょう。Wordのスタイル機能を使えば、後からデザインをまとめて変更できて便利です。
箇条書きを効果的に使う
リスト形式で伝えたい情報は、箇条書きにすることで格段に読みやすくなります。「・」や「→」などの記号を使い分けると、さらに整理された印象を与えられます。

全ての文字が同じ大きさ、同じ太さだと、どこが重要なポイントか分かりません。

太字や下線、文字の色を変える
特に伝えたいキーワードは、太字にしたり、下線を引いたり、色を変えたりして目立たせましょう。ただし、使いすぎると逆に見にくくなるので注意が必要です。
文字の大きさを変える
ヘッダーの文字を本文より大きくするなど、文字のサイズに強弱をつけることで、情報の重要度を視覚的に伝えることができます。

文字だけでは伝わりにくい情報は、表や図形を使うことで、直感的に理解できるようになります。

表
日程や項目ごとの比較など、複数の情報を整理して見せるのに最適です。Wordの表機能を使えば、簡単に作成できます。
図形・ SmartArt
業務の流れや組織図など、関係性やプロセスを説明したいときに役立ちます。Wordには、あらかじめデザインされた図形セット（SmartArt）も豊富に用意されているので、ぜひ活用してみましょう。