差がつく！選ばれる人材になるためのビジネスメール術【就労移行支援鹿児島】

「ビジネスメールって、何を書けばいいの？」
「正しい送り方がわからない…」

メールは、ビジネスにおける重要なコミュニケーションツールです。しかし、正しい書き方を知らないと、相手に失礼な印象を与えてしまったり、意図が正確に伝わらなかったりすることも少なくありません。

ここでは、就職後すぐに役立つ、ビジネスメールの基本と、一歩差がつくためのポイントをご紹介します。

1. 件名で用件を明確にする

件名は、メールの内容を相手に一目で伝えるための「顔」です。件名が曖昧だと、相手はメールを後回しにしてしまったり、見落としてしまったりする可能性があります。

良い例

• 「お打ち合わせ日程のご相談（〇〇商事 山田）」
• 「【ご返信のお願い】〇月〇日イベント企画書について」
• 「〇月〇日付けの資料送付のご案内」

悪い例

• 「こんにちは」
• 「お尋ね」
• 「お打ち合わせについて」

ポイント

• 用件を具体的に書く
  何についてのメールなのかを明確に伝えましょう。
• 自分の名前や会社名を入れる
  相手が誰からのメールかすぐにわかるようにします。
• 【】で重要度を示す
  「ご返信のお願い」や「重要」など、特に確認してほしい内容には【】を付けて目立たせましょう。

2. 構成を整えて分かりやすく書く

ビジネスメールには、基本的な構成があります。この構成に沿って書くことで、相手は内容をスムーズに理解できます。

1. 宛名
   会社名、部署名、役職、氏名を正確に書きます。例）株式会社〇〇 営業部 部長 〇〇様
2. 挨拶
   • 初めてメールを送る場合
     「お世話になります。」
   • 二回目以降
     「いつもお世話になっております。」
   • 自分の名前を名乗ります。
3. 本文
   • 結論から書く
     何を伝えたいのか、要点を最初に書きます。
   • 簡潔に、分かりやすく
     一つのメールに複数の用件を入れすぎず、段落を使いながら整理して書きます。
   • 箇条書きを活用する
     複数の質問や依頼事項は、箇条書きにすると読みやすくなります。
4. 署名
   会社の正式名称、部署名、氏名、電話番号、メールアドレスなどを記載します。 例）株式会社〇〇 営業部 山田 太郎 〒123-4567 東京都〇〇 TEL：03-1234-5678 Email：yamada.t@〇〇.co.jp

3. 送信前の最終チェック

送信ボタンを押す前に、必ず以下の項目をチェックする習慣をつけましょう。

• 誤字・脱字
  特に相手の会社名、部署名、氏名に間違いがないか確認します。
• 添付ファイル
  添付し忘れはないか、ファイル名は分かりやすいか確認します。
• 宛先
  To、Cc、Bccを間違えていないか確認します。特にCcとBccは注意が必要です。
• 敬語
  丁寧な言葉遣いになっているか、二重敬語になっていないかなどをチェックします。

まとめ

ビジネスメールは、相手への配慮が伝わる大切なツールです。これらのポイントを意識して書くだけで、あなたの印象は大きく変わります。

就労移行支援事業所では、このようなビジネスマナーやPCスキルの訓練も行っています。「スキルに自信がない…」という方も、安心して学び、身につけることができます。ぜひ、私たちと一緒に就職への準備を進めていきましょう。

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